Kuruluş
Emniyet Genel Müdürlüğü, İl Emniyet Müdürlüğü Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü, Merkez ve Taşra Teşkilatı 1995 yılında çıkarılan Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü Kuruluş, Görev ve Çalışma yönetmeliği ile organize olmuştur.
Buna göre Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü;
1) İdari Büro Amirliği
2) Evrak Büro Amirliği (E-Posta “Trans-Pol”,Gelen-Giden Evrak)
3) Arşiv Büro Amirliğinden oluşmaktadır.

İdari Büro Amirliği Hizmetleri
Birimler arası yazışmaları yapmak
Kurum dışı yazışmaları yapmak
Birim içi yazışmaları yapmak
Personel özlük işlemlerini yapmak
Tebligat işlemelerini yapmak
Dosyalama yapmak
Arşivleme işlemi yapmak
Evrak giriş, çıkış ve takibini yapmak
Yazışmaların takibini yapmak
İş akışı sırasında oluşan aksaklıkları ilgililere bildirmek.
Mevzuatta yer alan defterleri tutmak
Birimin malzeme ihtiyaçlarını tespit/talep etmek
İdari Büroda görevli personel yukarıda maddeler halinde belirtilen görevleri yapmaktadır.
Evrak Büro Amirliği
1- Gelen Evrak
Emniyet Müdürlüğüne gelen her türlü evrak ve koliler zimmet karşılığında teslim alınmaktadır.
Gelen Evrak Bürosu teslim aldığı evrakların muhafazasından ve gizliliğinin korunmasından, birimlere zimmetle teslim edilinceye kadar sorumludur.
Evrak kayıt föyündeki her haneye bir evrakı kaydetme ve föydeki bütün sütunları hatasız daktilo etmekle görevlidir.

Föyler; iki suret tanzim edilerek biri evrakla birlikte ilgili şubeye teslim edilmekte, teslim alan memurun sicili yazılmakta ve imzası alınarak şubede saklanmaktadır.

Büro faaliyetleri ile ilgili günlük, aylık ve yıllık faaliyet raporlarının istatistiklerini yapmak ve gereği yapılmak üzere ilgililerin istifadesine sunmak.
Föyleri (İmza nüshaları) yıl sonunda ciltleyip arşivlemek.

Makama arzlık olarak verilen evrakların takibini yapmak, arzdan çıkan evrakların zimmet karşılığında birimlere ulaşımını sağlamak.

2- E-Posta
Ayrıca 10.11.2003 günü faks-teleks projesi olarak bilinen ve evrak otomasyonunun ilk bölümü olan E-Posta (Trans-Pol) ile dijital ortamda 81 İl Emniyet Müdürlüğü ve Emniyet Genel Müdürlüğüne evraklar gönderilmeye ve alınmaya başlanılmıştır.Henüz Taşra ilçelere, diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlara dijital ortamda E-Posta (Trans-Pol) gönderisi yapılamamaktadır.Ekinde resim, materyal, kroki ve gizlilik derecesi bulunan evrak ve dokümanlar, E-Posta (Trans-Pol) yoluyla gönderilmemektedir.

3- Giden Evrak :
İl ve İlçe Kamu Kuruluşlarına gönderilmek üzere, Emniyet Müdürlüğü Merkez birimlerince tanzim edilen evraklar, iki suret föye kayıtları yapılıp, evrak, koli ve paketlerin gideceği adreslere göre tasnifi yapılarak, tarih ve sayısı verilmektedir.

Tarih ve sayı alan evraklar, gideceği adreslere göre öncelikle şehir içi ve şehir dışı olarak tasnif yapılarak zarflanmaktadır.

Pul mutemetliği hizmetlerini yürütmektedir

Bürolar Amirliği
Bürolar Amirliği. Bürolar arasında işbirliği ve koordinasyonu, şube personeli arasında sevgi ve saygıya dayalı bir disiplin ve hizmet anlayışını tesis gayesi ile organize olmuştur. Personelin hizmeti uygulama biçimi, göreve geliş ve görevden ayrılış saatleri ile iş ve işlemlerin hukuka uygunluğunu denetlemekte ve yönlendirmektedir. Hizmette verimliliğin artırılması, çalışma şartlarının iyileştirilmesi ve personel niteliğinin değişen ve gelişen şartlara göre yükseltilmesi ile performansa dayalı hizmet anlayışının tesisi için önerilerde bulunmaktadır.

Arşiv Büro Amirliği
Şubelerde işlemleri bitmiş ve kendilerine verilmiş olan dosyaları belli bir düzenleme içinde ve önceden planlanmış yerlerde saklamak. Bu dosyaları içerisinde geçen olay ve şahıslar açısından fişlemek. Dosya fişlerini tasnifli olarak özel dolaplarında muhafaza etmek. Mevcut dosyalar ile dosya fişleri hakkında ilgili ve yetkililer dışında hiç kimseye bilgi vermemek. Şahıslarla ilgili fişlerin yazımında her şahsın adı ve soyadı için ayrı ayrı fişlerini tanzim etmek ve her fişin yazımında esas alınan isim ve soyadının ilk üç harfini alarak rumuz oluşturmak. Bu tasnif ve yerleştirme sırasında eksik veya yanlış yazılmış fişlere rastlanması halinde bu hususların giderilmesini sağlamak. Yaptığı işlemlerle ilgili günlük, aylık ve yıllık istatistikleri tutmak, bunlardan aylık ve yıllıkları şube müdürünün bilgisine sunmaktadır.

Kaynak: Evrak Arşiv Şube Müdürü